La presente informativa è resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 («GDPR») e del D.Lgs. 196/2003 («Codice Privacy»), come modificato dal D.Lgs. 101/2018, e descrive le modalità con cui sono trattati i dati personali degli ospiti, dei potenziali clienti e degli utenti del sito www.4starbologna.com. I dati sono raccolti direttamente presso l’interessato; qualora dovessero pervenire anche da terzi (ad esempio portali di prenotazione), si applicherà quanto previsto dall’art. 14 GDPR.

1. Titolare del trattamento e contatti

Il Titolare del trattamento è Active Media SRL (P.IVA IT03312370798), con sede legale in Pizzo (VV) e sede operativa in Bologna, che opera nel settore ricettivo (affittacamere e case vacanza) con il brand «4 Star Bologna» e reception in Viale Angelo Masini 20, 40126 Bologna.

Per ogni questione relativa al trattamento dei dati e per l’esercizio dei diritti è possibile contattare il Titolare ai seguenti recapiti:

• Email: booking@4starbologna.com
• Telefono: +39 051 051 0157
• WhatsApp: +39 353 353 3799

Il Titolare non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), non ricorrendone i presupposti di obbligatorietà di cui all’art. 37 GDPR; per ogni questione relativa alla protezione dei dati personali è possibile rivolgersi al Titolare ai recapiti sopra indicati.

2. Categorie di dati personali trattati

A seconda del rapporto con il Titolare possono essere trattate le seguenti categorie di dati personali:

• Dati di prenotazione e anagrafici: nome, cognome, data e luogo di nascita, cittadinanza, estremi del documento di identità, indirizzo di residenza o domicilio.
• Dati di contatto: indirizzo email, numero di telefono e altri recapiti forniti per la prenotazione, per l’assistenza o tramite i moduli del sito.
• Dati di soggiorno: date di arrivo e partenza, struttura e sistemazione prenotata, numero degli ospiti, eventuali richieste o preferenze comunicate.
• Dati di pagamento: dati relativi allo strumento di pagamento utilizzato (carte di credito Visa, Mastercard, American Express; Satispay; bonifico bancario) e importi. I dati delle carte di pagamento sono inseriti e gestiti direttamente nell’ambiente sicuro del prestatore di servizi di pagamento integrato nel motore di prenotazione: il Titolare non memorizza il numero completo della carta. Sono inoltre trattati i dati necessari alla gestione dell’eventuale opzione tariffaria assicurativa «BeSafe Rate».
• Dati di navigazione: dati raccolti automaticamente durante la consultazione del sito (ad esempio indirizzo IP, identificativi del dispositivo e del browser, pagine visitate e dati di interazione) e informazioni rilevate tramite cookie e strumenti di tracciamento (vedi Sezione 6).

Il Titolare non richiede categorie particolari di dati ai sensi dell’art. 9 GDPR e invita a non comunicarne. Qualora, tuttavia, l’ospite comunichi spontaneamente dati relativi alla salute o a esigenze di accessibilità (ad esempio per richiedere sistemazioni accessibili o segnalare specifiche necessità), tali dati saranno trattati limitatamente a quanto strettamente necessario all’erogazione del servizio richiesto, sulla base del consenso dell’interessato (art. 9, par. 2, lett. a, GDPR).

3. Finalità del trattamento e basi giuridiche

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità, ciascuna fondata sulla relativa base giuridica:

• Gestione della prenotazione e del soggiorno (conferma, self check-in, assistenza, gestione del pagamento e dell’eventuale opzione tariffaria assicurativa «BeSafe Rate»). Base giuridica: esecuzione del contratto e di misure precontrattuali richieste dall’interessato (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR).
• Adempimento di obblighi di legge, tra cui la comunicazione obbligatoria dei dati degli ospiti alla Questura tramite il portale «Alloggiati Web» della Polizia di Stato (art. 109 TULPS), gli adempimenti relativi all’imposta di soggiorno comunale e gli obblighi fiscali e contabili. Base giuridica: obbligo legale al quale è soggetto il Titolare (art. 6, par. 1, lett. c, GDPR).
• Riscontro alle richieste inviate tramite il form di contatto. Base giuridica: se la richiesta riguarda una potenziale prenotazione o un preventivo, l’esecuzione di misure precontrattuali (art. 6, par. 1, lett. b, GDPR); per le richieste di informazioni di carattere generale, il legittimo interesse del Titolare a dare riscontro alle richieste ricevute (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR).
• Invio della newsletter e di comunicazioni promozionali relative ai servizi e alle offerte del Titolare. Base giuridica: consenso dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. a, GDPR), libero, specifico e revocabile in qualsiasi momento con la stessa facilità con cui è stato prestato (art. 7 GDPR).
• Cookie e strumenti di tracciamento non necessari (analitici, di marketing e di profilazione) del sito, per i quali la base giuridica è il consenso dell’interessato (art. 6, par. 1, lett. a, GDPR); i cookie tecnici sono invece trattati per il legittimo interesse al corretto funzionamento del sito (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR). Il dettaglio è riportato nella Sezione 6.
• Sicurezza e corretto funzionamento del sito e prevenzione di abusi e frodi. Base giuridica: legittimo interesse del Titolare alla sicurezza della rete e dei sistemi e alla prevenzione di usi illeciti (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR); rispetto a tale trattamento l’interessato può esercitare il diritto di opposizione (vedi Sezione 10).

4. Natura del conferimento e conseguenze del rifiuto

Il conferimento dei dati necessari alla prenotazione, all’esecuzione del soggiorno e all’adempimento degli obblighi di legge (in particolare la comunicazione ad «Alloggiati Web» e gli adempimenti fiscali e relativi all’imposta di soggiorno) è obbligatorio: il mancato conferimento rende impossibile concludere il contratto o erogare il servizio.

Il conferimento dei dati per l’invio della newsletter e per le finalità di marketing, l’invio di richieste tramite il form di contatto, così come il consenso ai cookie analitici e di marketing, sono facoltativi: l’eventuale rifiuto non pregiudica la prenotazione né l’erogazione del servizio.

5. Modalità del trattamento

I dati sono trattati con strumenti informatici e, ove necessario, cartacei, adottando misure tecniche e organizzative adeguate a garantirne la sicurezza, la riservatezza e l’integrità e a prevenirne l’accesso non autorizzato, la perdita o la distruzione. Il trattamento è effettuato esclusivamente da personale autorizzato e da soggetti designati Responsabili del trattamento.

6. Cookie e strumenti di tracciamento

Il sito www.4starbologna.com (realizzato in WordPress, multilingua tramite WPML e ospitato presso SiteGround) utilizza cookie e tecnologie analoghe, in conformità alle Linee guida del Garante per la protezione dei dati personali sull’uso dei cookie del 10 giugno 2021. In particolare:

• Cookie tecnici/necessari: ad esempio il cookie WPML per la gestione della lingua (wp-wpml_current_language). Non richiedono il consenso dell’utente, essendo necessari al funzionamento del sito.
• Cookie analitici di terza parte: Google Analytics 4 (cookie _ga, _ga_B5Z5KLQ32Y, _gid), strumento di terza parte fornito da Google utilizzato per analizzare l’utilizzo del sito; il suo impiego può comportare il trasferimento di dati verso gli Stati Uniti d’America (vedi Sezione 8). Microsoft Clarity (dominio clarity.ms) è uno strumento di Microsoft per l’analisi del comportamento di navigazione, che può includere la registrazione delle interazioni dell’utente con le pagine (cosiddetto session replay). Entrambi sono installati solo previo consenso.
• Cookie di marketing e profilazione: Google Ads (cookie _gcl_au) e Meta/Facebook Pixel (cookie _fbp), utilizzati per finalità pubblicitarie e di misurazione delle campagne. Sono installati solo previo consenso.
• Il sito può inoltre incorporare Google Maps, la cui visualizzazione può comportare il rilascio di cookie e la connessione ai server del relativo fornitore.

Il consenso ai cookie non necessari è raccolto tramite l’apposito banner al primo accesso; né la semplice chiusura del banner né lo scorrimento della pagina equivalgono a consenso, e i cookie non necessari (analitici, di marketing e di profilazione) non sono installati prima dell’acquisizione del consenso. Il rifiuto è agevole quanto l’accettazione. In qualsiasi momento è possibile modificare o revocare le proprie scelte, gratuitamente, tramite il link o l’icona di gestione dei cookie sempre raggiungibile dal sito, oppure agendo sulle impostazioni del browser. Il dettaglio completo dei cookie, con le relative finalità e durate, è riportato nel banner di consenso, accessibile in qualsiasi momento dal sito.

7. Destinatari e responsabili del trattamento

I dati possono essere comunicati o resi accessibili, nei limiti delle finalità sopra indicate, ai seguenti soggetti:

• KrossBooking, fornitore del sistema gestionale e del motore di prenotazione (book.4starbologna.com), in qualità di Responsabile del trattamento.
• SiteGround, fornitore del servizio di hosting del sito, in qualità di Responsabile del trattamento.
• Prestatori di servizi di pagamento integrati nel motore di prenotazione, per la gestione dei pagamenti effettuati con carta (circuiti Visa, Mastercard, American Express), tramite Satispay o tramite bonifico bancario, e i relativi istituti bancari. Tali soggetti operano quali autonomi titolari o responsabili del trattamento a seconda dei rapporti contrattuali in essere; i circuiti delle carte costituiscono gli strumenti di pagamento accettati.
• Fornitore del servizio assicurativo «BeSafe Rate», qualora l’ospite scelga la relativa opzione tariffaria.
• Polizia di Stato / Questura competente, tramite il portale «Alloggiati Web», per l’adempimento dell’obbligo di legge (art. 109 TULPS).
• Comune competente, per la gestione e la riscossione dell’imposta di soggiorno.
• Google (Google Analytics, Google Ads), Meta (Facebook Pixel) e Microsoft (Clarity), per i servizi di analisi statistica e marketing, nei limiti del consenso prestato. Relativamente al Meta/Facebook Pixel, per le operazioni di raccolta e trasmissione dei dati Meta Platforms Ireland Ltd. può operare quale contitolare del trattamento ai sensi dell’art. 26 GDPR, secondo il relativo accordo di contitolarità.
• Autorità e organi pubblici, nonché eventuali consulenti e professionisti di cui il Titolare si avvalga (ad esempio per gli adempimenti contabili e fiscali), nei limiti previsti dalla legge.

L’elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento è disponibile su richiesta presso il Titolare. I dati non sono oggetto di diffusione.

L’eventuale utilizzo del canale WhatsApp per l’assistenza, indicato tra i recapiti, comporta il trattamento dei dati di contatto e del contenuto dei messaggi da parte del fornitore del servizio (Meta Platforms Ireland Ltd.) secondo la relativa informativa, con possibile trasferimento di dati al di fuori dell’Unione Europea (vedi Sezione 8). L’utilizzo di tale canale da parte dell’utente è facoltativo.

8. Trasferimento dei dati verso Paesi extra-UE

L’utilizzo di servizi forniti da Google, Meta e Microsoft, nonché del canale WhatsApp, può comportare il trasferimento di dati personali verso Paesi terzi, in particolare gli Stati Uniti d’America. Tali trasferimenti avvengono in presenza di garanzie adeguate ai sensi degli artt. 44 e seguenti del GDPR, quali una decisione di adeguatezza della Commissione europea (ad esempio l’«EU-U.S. Data Privacy Framework», ove il fornitore vi aderisca) o le Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione europea (art. 46 GDPR), eventualmente integrate da misure supplementari. Copia delle garanzie applicate da ciascun fornitore può essere richiesta al Titolare.

9. Periodi di conservazione dei dati

I dati sono conservati per il tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti e nel rispetto dei termini di legge:

• Dati di prenotazione, soggiorno e pagamento: per la durata del rapporto contrattuale e, successivamente, per il tempo necessario all’adempimento degli obblighi di legge, in particolare fiscali e contabili (di norma 10 anni, ai sensi dell’art. 2220 c.c.).
• Dati comunicati ad «Alloggiati Web»: il dato è trasmesso alla Questura e da questa conservato secondo la normativa di pubblica sicurezza applicabile; lato struttura l’eventuale ricevuta o registro dell’avvenuta trasmissione è conservato per il tempo necessario a documentare l’adempimento e a far fronte a possibili contestazioni.
• Dati relativi all’imposta di soggiorno: per il tempo previsto dalla normativa fiscale e dai regolamenti comunali applicabili.
• Dati relativi a richieste tramite il form di contatto: per il tempo necessario a gestire la richiesta e, di norma, fino a 24 mesi dall’ultimo contatto, salvo l’eventuale necessità di conservazione per esigenze difensive o per obblighi di legge.
• Dati per la newsletter e il marketing: fino alla revoca del consenso o alla richiesta di cancellazione/disiscrizione.
• Dati raccolti tramite cookie e strumenti di tracciamento: secondo le durate dei singoli cookie indicate nel banner di consenso (a titolo orientativo: _ga circa 2 anni, _gid circa 24 ore, _fbp circa 3 mesi, _gcl_au circa 90 giorni).

Al termine dei periodi indicati i dati sono cancellati o resi anonimi.

10. Diritti dell’interessato e modalità di esercizio

L’interessato può esercitare in qualsiasi momento, nei limiti e alle condizioni previste dagli artt. 15-22 del GDPR, i seguenti diritti:

• Accesso ai propri dati personali (art. 15);
• Rettifica dei dati inesatti o integrazione di quelli incompleti (art. 16);
• Cancellazione dei dati («diritto all’oblio»), nei casi previsti (art. 17);
• Limitazione del trattamento (art. 18);
• Portabilità dei dati forniti, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da computer (art. 20);
• Opposizione al trattamento fondato sul legittimo interesse e, in ogni caso, al trattamento per finalità di marketing diretto (art. 21);
• Revoca del consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca (art. 7, par. 3).

Per esercitare tali diritti o per ogni richiesta in materia di protezione dei dati è possibile rivolgersi al Titolare ai recapiti indicati nella Sezione 1, in particolare all’indirizzo email booking@4starbologna.com. Il Titolare fornirà riscontro nei termini previsti dalla normativa applicabile. Per la disiscrizione dalla newsletter è inoltre possibile utilizzare l’apposito link presente in ciascuna comunicazione.

Il Titolare non effettua processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull’interessato ai sensi dell’art. 22 GDPR.

11. Diritto di reclamo all’Autorità di controllo

L’interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati avvenga in violazione del GDPR ha diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo (art. 77 GDPR), ferma restando ogni altra tutela amministrativa o giurisdizionale: Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia 11, 00187 Roma; sito web www.garanteprivacy.it; email garante@gpdp.it.

12. Modifiche all’informativa

Il Titolare si riserva di aggiornare la presente informativa per adeguarla a modifiche normative o organizzative. La versione vigente è quella pubblicata sul sito www.4starbologna.com.

Ultimo aggiornamento: 13 giugno 2026.